Emprunter un document versé

Vous avez temporairement besoin d'un dossier versé aux Archives départementales ? Après versement, tout service peut consulter et emprunter ses propres documents. C’est ce qu’on appelle une communication administrative. Ce procédé est réservé uniquement aux services qui ont produit ou versé les dossiers demandés, les règles de communicabilité étant différentes de celles appliquées aux usagers en salle de lecture.

Rechercher la référence du dossier que vous souhaitez emprunter

Le service versant recherche la référence du dossier qu'il souhaite emprunter à l'aide du bordereau de versement ou des outils qui sont à disposition. Si vous n’avez pas cette information, vous pouvez directement prendre contact avec les Archives départementales du Loiret.

Exemple : Le dossier de carrière de Monsieur Martin Pierre est conservé aux Archives départementales sous la référence 1182 W 57. 1182 W correspond au numéro du versement, et 57 au numéro de la boîte qui contient le dossier demandé.

La demande de communication administrative

Une fois la référence du dossier trouvée, deux possibilités s'offrent à un service administratif pour avoir accès aux documents qu'il a versés :

· Venir consulter le dossier en salle de lecture : Prévenez au préalable les Archives départementales car il est possible de réserver le document en amont de votre venue. Vous aurez ainsi accès plus rapidement au dossier. (voir les Horaires et plans d'accès ) ;

· Effectuer une demande de prêt administratif en écrivant à dad@loiret.fr : Précisez sur votre demande la référence du dossier et son intitulé. Par retour de mail, vous aurez la confirmation que le document demandé est disponible. Vous pourrez alors venir le chercher directement, à l’accueil des Archives départementales pour l’emprunter et le consulter dans vos locaux.

Attention : aucun dossier ne sera envoyé par voie postale. Les services du Conseil départemental du Loiret peuvent l’obtenir par courrier interne. Pour les services extérieurs, il appartient au demandeur de prévenir de sa venue et de le retirer puis de le ramener en main propre.

Les règles à respecter pendant l'emprunt

· La fiche navette et la chemise rouge jointes au dossier emprunté précisent les conditions et la date de fin du prêt ; celui-ci peut être prolongé sur demande de votre part auprès des Archives départementales ; La durée d’emprunt ne doit pas excéder 3 mois ;

· Durant la communication vous êtes seul responsable des documents ;

· La composition d'un dossier prêté ne peut être modifiée (pas de suppression ni d'ajout de pièces) ;

· Vous avez la possibilité de faire des copies des documents qui vous intéressent. Pour cela, privilégiez la prise de vue photographique.

Le retour du dossier

· Après avoir consulté le dossier, l’emprunteur signe la fiche navette et le restitue en main propre (ou par courrier interne pour les services du Conseil départemental du Loiret) aux Archives départementales en prenant soin de le sceller dans une enveloppe fermée ;

· Le délai d’emprunt de 3 mois doit impérativement être respecté. Si vous souhaitez prolonger le prêt, adressez vous directement aux Archives départementales ;

· Comme indiqué dans les règles à respecter, la composition du dossier emprunté ne doit pas être modifiée. Il faut le restituer à l’identique.

Pour faire votre demande de communication administrative :

Merci de nous contacter par courriel à :